Entre 16 e 17 de Setembro de 2021, realizou-se a XXVI Conferência Bienal de ESARBICA, no Centro de Conferências Joaquim Chissano, na Cidade de Mapauto, sob o lema "Consolidando a Gestão de Documentos e Arquivos Rumo a Transformação do Sector Público: Documentos, Arquivos e Memória na Era Digital".
A sessão de abertura foi presidida pelo Primeiro-Ministro de Moçambique, Carlos Agostinho do Rosário que contextualizou o lema e a temática da conferência e, desejou que o evento fosse produtivo no sentido de busca de soluções. Nesta sessão, também intervieram a Ministra da Administração Estatal e Função Pública, Ana Comoana, o Reitor da Universidade Eduardo Mondlane, Orlando Quilambo e um representante do Conselho Municipal da Cidade de Maputo que desejaram boas vindas aos participantes.
Com o tema principal "Documentos, Arquivos e Memórias na Era Digital", o evento hospedou 4 painéis principais; "Políticas, Estratégias e Sistema de Gestão de Documentos no Sector Público", "Gestão e Preservação de Documentos e Arquivos Digitais: Experiência, desafios e Perspectivas",  "Gestão, Protecção e Preservação de Informação Classificada na era Digital" e o "Impacto da Pandemia do Covid-19 na área de Gestão de Documentos e Arquivos na Região”.
O primeiro painel iniciou com a comunicação intitulada "A prática da digitalização em Bibliotecas Universitárias em Moçambique: A percepção dos funcionários da Biblioteca Central Brazão Mazula em relação à digitalização de documentos e a digitalização do Património Cultural". Nesta apresentação, Rui José António e Açuceno Chiconela, pretendiam avaliar o conhecimento dos funcionários sobre a importância da digitalização na Biblioteca Brazão Mazula e a necessidade de preservar documentos de valor cultural em deterioração. O estudo observa que de uma maneira geral, há conhecimento da necessidade e da importância da digitalização da Biblioteca Brazão Mazula bem como da existência de documentos com valor de património cultural que carecem da digitalização para a sua preservação. Porém, conclui que a digitalização das teses, dissertações e monografias em curso, por exemplo, não tem o foco na preservação; e esta intervenção põe em causa os direitos autorais. Para solucionar estes e outros problemas, recomendam a digitalização observando uma política pré-definida para a preservação das colecções da Biblioteca. O estudo recomenda igualmente que se estabeleça um padrão de digitalização de documentos a ser observado na Administração Pública, tendo como foco a protecção do valor dos documentos e o respeito à propriedade intelectual.
A segunda comunicação do painel foi feita pelos oradores Keneilwe Margret Porogo and Trywell Kalusopa, que trouxeram para o debate a comunicação com o título "A strategic framework for digital preservation capability maturity readiness in the context of e-government in the public service in Botswana". Este estudo visava avaliar o projecto de governação electrónica no Botswana e os desafios da preservação e acesso à informação. A discussão centrou-se na seguinte questão "se neste momento há muita informação em formato digital que está em risco de se perder, qual é a capacidade que existe para a preservação de registos digitais e assegurar a sua autenticidade a longo prazo no Botswana?". O estudo mostrou que pouco se avançou na política e plano de preservação de registos digitais e, a falta de recursos financeiros para a aquisição da infrastrutura tecnológica.

No que tange ao armazenamento na nuvem, o estudo recomenda a criação de um Centro de Dados protegido e o estabelecimento de acordos de inviolabilidade com os países doadores. No que se refere a preservação de registos electrónicos, o estudo aponta a necessidade de se fazer a revisão da estratégia da governação electrónica.
Seguidamente, Américo Pedro Mangue apresentou a comunicação" Implementação de um Programa de gestão de risco e sinistros nos arquivos documentais". Mangue, assente nas características climáticas da região Austral de África nomeadamente clima húmido, enalteceu a importância da concepção e implementação de um plano de gestão de riscos. Partilhou os vários tipos de risco, formas de gestão e as fases de elaboração de plano de riscos para as instalações públicas e privadas.
Por seu turno, Olefhile Mosweu brindou aos presentes a comunicação " The website as a Gateway for the provision of public Archives and records management guidance: What can Botswana learn from South Africa?" Com esta comunicação o autor estuda os factores que contribuem para o

fraco acesso aos Arquivos no Botswana com destaque para a falta de política e legislação que regula o acesso, as infra-estruturas não adequadas para o funcionamento de um Arquivo, a localização dos Arquivos e o horário do seu funcionamento. Em conclusão Olefhile Mosweu recomenda que se faça uma  revisão da Legislação e se elabore  políticas de acesso tendo em conta os princípios do ICA.
No segundo dia, a conferência foi inaugurada por Horácio Zimba, que apresentou  "Documentos, Arquivos e Memórias na Era Digital: Desafios para Digitalização, Preservação, Acesso e Segurança de Informação em Moçambique". O estudo visava partilhar os desafios para a gestão e preservação de arquivos digitais. Em conclusão verificou necessidade de se investir na formação de recursos humanos para garantir a continuidade dos processos de digitalização, envolver os arquivistas no processo da escolha das teconolgias para adequar as especificidades dos princípios arquivísticos, desenvolver políticas, normas e legislação apropriadas para a gestão e preservação de registos digitais, assegurar a protecção dos dados guardados na nuvem bem como mobilizar recursos financeiros para assegurar a sobrevivência e continuidade do processo de digitalização em curso.

 Mpubane Emanuel e Maphoto Reneilwe apresentaram a comunicação "Dynamics and Issues Hindering the Management of Electronic Records in the South African public Sector Organizations: a Literature Review". A revisão da literatura mostra, segundo os autores, que há uma grande aposta na utilização das TICs para o registo e preservação da informação. No entanto, realçam desafios tais como, a falta de gestão de registos nas instituições na África do Sul, formação técnica do pessoal falta de recursos financeiros para infraestruturas e tecnologias.
Oscar Sigauke na apresentação da comunicação "Digital Records Management Practices in the Public Sector in Manicaland Province of Zimbabwe”, sublinhou dois aspectos importantes nomeadamente; a necessidade de desenvolvimento de políticas, normas e legislação apropriadas para a gestão de registos digitais e, a mobilização de recursos financeiros para insfrastuturar tecnologicamente as instituições do sector público.
À apresentação de Sigauke, seguiu-se a comunicação de Mbongeni Tembe e Zawedde Nsibirwa com o título  "Keeping the Voices of the Once Voiceless: the Strategies for Digital Preservation of oral History Records at the KwaZulu-Natal Archives and Records Service, South Africa".  Embora, abordem o documento áudio e não papel, as constatações são similares designadamente falta de políticas, legislação de preservação digital da História Oral, edifícios apropriados,  recursos financeiros, falta de formação de pessoal em matéria de preservação de registos de História Oral.
A comunicação "Assessment and Identification of fungal growth on Archival materials within Eswatini National Archives", apresentada por Nosihle Kunene Mavuso e Sihle  Dlamini, analisa a importância da preservação de arquivos no formato papel, apesar da emergência da era digital. O estudo, que se complementa com a apresentação do Mangue, mostrou a necessidade de se prestar a atenção ao perigo que os fungos representam no ataque ao papel de modo a evitar a destruição dos arquivos físicos. Em linhas gerais, recomenda que se assegure a gestão e preservação dos arquivos em condições de temperatura e humidade apropriadas bem como isolar os acervos infectados pelos fungos para evitar a propagação da contaminação das outras colecções.

O terceiro painel da conferência iniciou com Edgar Chipepo com a comunicação "Gestão, Protecção e Preservação de Informação Classificada na Era Digital e Combate a Corrupção”. Chipepo, chama a atenção do perigo de usar sistemas dependentes e sugere, como alternativa, o desenvolvimento de sistemas locais.
Por seu turno, Emílio Jovando trouxe para o debate a comunicação "Digitalização e segurança de informação classificada: desafios e perspectivas para a preservação de arquivos classificados nos Estados africanos na era digital". Jovando, identificou as vantagens e os perigos da digitalização de documentos com informação classificada tendo em conta o conteúdo dessa informação para a segurança do Estado. Pelo facto, Jovando recomenda a necessidade de estabelecer normas de digitalização para assegurar a observância do ciclo vital dos documentos, formar quadros em matéria de digitalização com enfoque para os jovens e apostar na aquisição de tecnologias avançadas para o processo de digitalização.

Para fechar o painel, Godfrey Tsvuura, Patrick Ngulube and Kudzai. D. Mbawuya  apresentaram "Institutional and legal challenges in managing e-records at the National Archives of Zimbabwe". Referiram-se à digitalização e aquisição de softwares em curso nas instituições públicas  para apoiar a implantação da governação electrónica no Zimbabwe, porém constataram que a lei não é muito explícita quanto à gestão de registos electrónicos. Em conclusão recomendam; formação de quadros em matéria de gestão de registos electrónicos e, a colaboração com as universidades para a elaboração de currículos para a gestão de registos electrónicos e, a interacção com países da África Austral que tenham sistemas de gestão de registos digitais avançados bem como adquirir tecnologia avançada para digitalizar, classificar e fazer a gestão de arquivos digitais.
Com o título "The pitfalls of the new normal; records and archives profession under Covid restrictions" de Obert Wutete and Livingstone Muchefa iniciou o último painel. Esta comunicação centrou-se na resposta dos profissionais de arquivos no contexto do novo normal imposto pela COVID-19, tendo como caso de estudo o Ministério do Interior e Arquivo Nacional do Zimbabwe. Com base em 4 perguntas de partida para este estudo elencaram algumas constatações nomeadamente:
- política discricionária com a exclusão dos profissionais de arquivos;
- falta de directrizes para o trabalho remoto declarado pelo governo;
- funcionários não equipados para o trabalho remoto;
- transação de informação por via de telefone que não era registada;
- realidade digital como alternativa, como por exemplo as exposições virtuais;
- novos desafios do trabalho remoto com o trabalho presencial;
- intensificação da governação electrónica; e a digitalização dos documentos mais solicitados para o acesso.
Em função destas constatações os autores avançaram com algumas recomendações nomeadamente, maior investimento nas TICs; treinamento do pessoal em TICs; revisão do sistema educativo e a melhoria da qualidade de objectos virtuais como por exemplo as exposições.
Por seu turno, Simbarashe Manyika  and Peterson Dewah apresentaram a comunicação "Covid-19 a catalyst or disruptor? Comprehending access to records and archives under the new normal". Em resposta à pergunta do título da comunicação, mostraram que apesar das perturbações, a COVID-19 catalisou a comunicação electrónica e a digitalização de documentos mais solicitados e trouxe iniciativas para a revisão do plano de desatres/sinistros que até actualidade considerava os desastres naturais. A partir destes resultados, os autores recomendam a potenciação da digitalização,  adopção de novos modelos de prestação de serviços e a sua descentralização.

Shadrak Vison, et al apresentaram a comunicação "A Paperless office: an indirect benefit of Covid-19 for organization in Botswana". Como impactos mencionaram a elaboração dos poderes de emergência; a alteração da rotina das actividades citando o exemplo do modelo de candidatura e admissão na universidade do Botswana, a realização de conferências e reuniões virtuais; novas regulamentações na função pública e a aceitação de assinaturas electrónicas. Entretanto, os autores sublinharam a fraca qualidade dos registos que deve ser melhorada e problemas com a autenticidade dos documentos.

Neste evento  foi consensual que a Era digital emergente é irreversível no mundo e foram exaradas as seguintes recomendações:
1 – Apostar na formação de Recursos Humanos;
2 –Elaborar políticas, normas e legislação apropriadas para a gestão e preservação de arquivos digitais;
3 – Mobilizar e ou alocar recursos financeiros para garantir a continuidade do processo de digitalização em curso nos nossos países;
4 – Construir infra-estruturas adequadas para a gestão e preservação de arquivos digitais;
5 – Apostar nas tecnologias avançadas para minimizar a sua rápida destruição;
6 – Assegurar a protecção dos registos digitais guardados nas nuvens.
7 - Elaborar um padrão de digitalização de documentos a ser observado na Administração Pública, tendo como foco a protecção do valor dos documentos e o respeito à propriedade intelectual.